La comunicación en un sistema antisoborno es un recurso y como tal, del mismo depende la eficiencia y eficacia de los procesos.

Comunicaciones internas y externas

La norma ISO 37001:2016 requiere que se “determinen las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema”.

Toda organización maneja constantemente comunicaciones hacia y desde organizaciones y personas que se encuentran fuera de ella así como comunicaciones que se envían desde y hacia personas que laboran dentro de la empresa.  En un sistema antisoborno, nos estamos refiriendo a las comunicaciones relacionadas a la protección contra el soborno.

La sistematización de estas comunicaciones contribuye a la implementación, mantenimiento y mejora del sistema antisoborno, en busca de la fluidez de las acciones y actividades porque como sabemos, los errores en las comunicaciones generalmente producen tiempos de espera, errores en las tareas y a la larga perjuicios para los clientes y usuarios.

Sistematizar las comunicaciones

La norma requiere que se determine:

• que comunicar: oficios, instrucciones, memos, informes, metas, etc.
• cuando comunicar: en determinadas fechas, cada determinado tiempo, cuando ocurra un determinado evento, etc.
• a quien comunicar: a la gerencia, al personal operativo, a las instituciones de control, a la comunidad, etc.
• como comunicar: en físico, por correo electrónico, por mensajes de texto, publicando en el sitio web, etc.
• quién comunicará: el responsable de un área, la gerencia, etc.
• en qué idiomas: los idiomas que maneja la organización, las partes interesadas y los socios de negocios, recordando que estos son los clientes, proveedores y asociados tanto actuales como posibles.

Como parte de este requisito, se requiere que la política antisoborno:

• Esté a disposición y sea comunicada directamente al personal 
• y a los socios de negocios
• sea publicada por canales internos y externos.

Recomiendo asegurarse de que la comunicación en el sistema antisoborno facilite la ejecución de las tareas y controles de los procesos así como su relación con los externos en contribución a los objetivos y la política antisoborno.