MEJORAR – GESTION DE PROYECTOS

Siempre hay oportunidades para mejorar.  Pero es delicado definir la forma de hacerlo, los estándares a alcanzar y la velocidad para hacerlo

Cuanto mejorar

No es difícil determinar la existencia de un problema, sea la baja competitividad de una empresa o la desigualdad social en un país.  Pero determinar cuánto mejorar, hasta que nivel y con qué alcance no es simple.  

No es físicamente posible alcanzar el aprovechamiento del 100% de la capacidad hídrica de una región (aun cuando las autoridades así lo declaren), ni lograr el 100% de la recuperación de la capacidad productiva de una industria. Entonces ¿cómo determinar el límite esperado, donde ubicar la barra, la altura que se espera superar?. 

El planeta ha acumulado mucha experiencia en proyectos ya ejecutados, lo que ha permitido la generación de estándares que funcionan como marcas referenciales que contienen una forma de autoridad académica, científica y a veces moral.  

El uso de estándares nacionales e internacionales como medios para determinar la magnitud de los cambios requeridos es muy interesante cuando se desea establecer el grado de mejora a conseguir.  Tienen la virtud de evitar que la subjetividad e inexperiencia local lleven a conseguir mejoras sin trascendencia. 

Hoy no vale la pena inventar las metas.  Muchas ya existen: la calidad del servicio aceptada internacionalmente, el promedio de productividad de una línea de negocio en un determinado sector económico y ubicación geográfica, el promedio de popularidad de políticos en la región, la cobertura o calidad de servicios básicos alcanzadas en una localidad, etc.

A que velocidad mejorar

¿Cuánto tiempo toma lograr las transformaciones esperadas? El plazo propuesto puede resultar muy corto y como consecuencia los cambios esperados podrían no lograrse con la fuerza y eficacia necesaria (e incluso no sostenerse en el tiempo).  

O podría ser demasiado largo con el riesgo de que se pierda el impulso, la motivación, el compromiso e incluso en algunos casos, los recursos asignados (financiamiento).  

Los cambios deben realizarse en tiempos adecuados y oportunos -de manera que alcancen a “prender” en la organización o la comunidad, penetrando en la misma- y presentando resultados oportunamente, además de generar una percepción de mejora.  

Cumplido el tiempo del proyecto, conviene un lapso de mejora continuada la cual permite la institucionalización de los cambios logrados, de la cual seguramente se generarán nuevos proyectos. 

Este proceso en escalera permite sin demasiado esfuerzo ni demasiado descanso, el progreso constante, sostenido y firme, el mismo que es indispensable para evitar el decline del desarrollo y la competitividad.   

En consecuencia, la velocidad de los mejoramientos está dada por la complejidad de los cambios a realizar, el tiempo necesario para afirmar los cambios y la forma de mejora permanente que la organización o la comunidad adopte. 

Ventajas competitivas

La clave de la competitividad está en diferenciarse de la competencia proveyendo beneficios especiales al cliente que consigan su preferencia. Conseguirlo requiere esfuerzos para lograr cambios en la cultura y actitud de los colaboradores, para construir la infraestructura necesaria, para implementar un sistema informático, etc.

En muchas ocasiones estos cambios requieren ser gestionados como proyectos, no simplemente como mejoras puntuales o mejora continua, debido a que dichos cambios tienen un alto grado de complejidad e involucran a mas de un área. Conviene separar estos esfuerzos de la dinámica operativa de la empresa.

Gestionar estos cambios como proyectos implica usar las herramientas apropiadas, manejarlos como un portafolio de proyectos alineados con el plan estratégico, planificarlos, hacer seguimiento y control, evaluar la obtención los resultados previstos y aprender de la experiencia.

Proyecto igual a mejora

Me llama mucho la atención cómo la literatura sobre proyectos usualmente los clasifica en sociales y de inversión, en privados y públicos, en empresariales e institucionales.

En la práctica los proyectos son simplemente los esfuerzos que una organización o los individuos hacen para mejorar, es decir, para cambiar de un SER (situación actual) a un DEBER SER (situación esperada futura) el cual se puede determinar a partir de una aspiración o de un estándar a cumplir.

La diferencia entre el DEBER SER y el SER se denomina problema, brecha o no conformidad, la cual necesita ser solucionada mediante el proyecto. Por tanto todo proyecto es el mejoramiento de una determinada situación ya sea pública o privada, personal o comunitaria.

Sin embargo se debe reconocer que el problema percibido por una persona o grupo social no es necesariamente un problema para otro. Incluso la solución planteada por uno a un determinado problema, puede ser percibido por el otro como un nuevo problema, cuando afecta sus intereses.

La mejora por tanto es subjetiva. Depende de los intereses de los grupos humanos o de las personas en forma individual. Así sucede que algunos proyectos son concebidos no necesariamente para lograr mejoras -desde el punto de vista de algunos- sino para consolidar posiciones y cumplir los intereses de grupos de poder.