La asignación de la responsabilidades en los proyectos debe basarse en la competencia de las personas para ejecutar y completar los paquetes de trabajo previstos en la Estructura Desglosada de Tareas (EDT)
La Guía Metodológica PM4R (BID)
- Indica que “… la matriz de asignación de responsabilidades (MAR)… se usa para ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del proyecto y otros interesados (stakeholders).
- …identifica qué grupo o unidad del equipo del proyecto es responsable de cada componente de la EDT.
- …permite identificar los roles, las responsabilidades y los niveles de autoridad para las actividades específicas del proyecto” (3.IV.1)
El EDT y el Organigrama del proyecto
Una de las claves para el diseño organizacional del proyecto es estructurar el organigrama en base al EDT y no en base a la estructura interna de la empresa o institución, lo cual permitirá:
- Asignar la autoridad y responsabilidad a los ejecutivos o funcionarios sobre la totalidad de un componente o un paquete de trabajo
- Cubrir todos los elementos del proyectos identificados en el EDT de manera que no existan varios de autoridad y responsabilidad
- Conformar equipos de trabajo en base a las competencias que cada componente y equipo de trabajo requiere
- Asignar el rol: responsable (R), aprobador (A), consultado (C), informado (I)
Pasos
Los pasos para la elaboración de la MAR son:
- “Una vez desarrollada la EDT, …visualizar las tareas críticas en función de los entregables prioritarios,
- revisar los paquetes de trabajo
- determinar cuántas personas y puestos de trabajo son necesarios para lograr los resultados esperados.
- determinar qué recursos ya existen en las organizaciones responsables del proyecto y cuáles se deben contratar.
- …se determina qué conocimientos técnicos específicos se requieren
- qué necesidades de capacitación o entrenamiento existen,
- cuál será su costo y cuándo se requieren.
- Los detalles acerca de cuándo realizar esta u otras actividades se determinan durante la creación del cronograma
- negociar todas las decisiones y las actividades relativas a estos recursos.
- apoyar a los nuevos contratados a fin de que se acoplen al resto del equipo
- y para orientarlos sobre los procesos de la organización.” (3.IV.3)
Recomiendo que los responsables de los proyectos y de las organizaciones que los patrocinan, prevean y difundan desde el principio esta metodología de asignación de responsabilidades para evitar futuros roces e incomodidades con personal de gran valor y antigüedad que tenga aspiraciones de participar en el proyecto pero sin tener las competencias necesarias reflejadas en el EDT.