COMO DOCUMENTAR UN SISTEMA ANTISOBORNO ISO 37001

documentación de sistema antisoborno

“No hay tal documento, como el escarmiento.” Anónimo

Para documentar un sistema de gestión antisoborno se debe incluir la requerida por la norma ISO 37001:2016 y la requerida por la organización (7.5.1).

Documentación

Documentar es “Instruir o informar a alguien acerca de las noticias y pruebas que atañen a un asunto” y “Probar, justificar la verdad de algo con documentos.”  (Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española). 

De acuerdo a la norma es mandatorio documentar lo siguiente:

  • El alcance del sistema de gestión antisoborno
  • El sistema antisoborno
  • La evaluación de los riesgos de soborno y uso para diseñar o mejorar el sistema. 
  • La política antisoborno
  • Los objetivos antisoborno
  • La competencia requerida de las personas
  • La toma de conciencia y formación antisoborno 
  • La documentación necesaria para confiar en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado (registros)
  • La evidencia de los resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación 
  • La implementación del programa de auditoría
  • Los resultados de las revisiones por la alta dirección
  • Los resultados de las revisiones por el órgano de gobierno 
  • La naturaleza de las no conformidades que ocurran
  • Cualquier acción tomada posteriormente a las no conformidades que ocurran
  • Los resultados de cualquier acción tomada

Control de la información documentada documental

La información documentada del sistema antisoborno debe (7.5.2 y 3):

  • “Tener identificación y descripción.
  • Guardar un estándar en su forma (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y en su medios de soporte (por ejemplo, papel o electrónico).
  • Haber sido revisada y aprobada con respecto a su conveniencia y adecuación.
  • Estar disponible e ser idónea para su uso, donde y cuando se la necesite
  • Estar protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad)
  • Distribuirse, controla el acceso, poderse recuperación y usar.
  • Almacenarse y preservarse (incluida la preservación de la legibilidad)
  • Controlar los cambios (por ejemplo, control de versión)
  • Conservarla y disponer de ella.
  • Identificar y controlar los documentos externos necesarios el sistema

documentación de sistema antisoborno

Los documentos pueden estar medios físicos tales como papel, murales, o electrónicos tales como archivos, fotos, videos, audios, etc.  Lo importante es que se pueda replicar cuando se requiera.

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