COMUNICACION DE UN SISTEMA ANTISOBORNO

comunicación de un sistema antisoborno

“El significado de la comunicación es la respuesta que usted obtiene.” John Grinder

La comunicación de un sistema antisoborno es un recurso y como tal, del mismo depende la eficiencia y eficacia de los procesos.

Comunicaciones internas y externas

La norma ISO 37001:2016 requiere que se “determinen las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema”.

Toda organización maneja constantemente comunicaciones hacia y desde organizaciones y personas que se encuentran fuera de ella así como comunicaciones que se envían desde y hacia personas que laboran dentro de la empresa.  En un sistema antisoborno, nos estamos refiriendo a las comunicaciones relacionadas a la protección contra el soborno.

La sistematización de estas comunicaciones contribuye a la implementación, mantenimiento y mejora del sistema antisoborno, en busca de la fluidez de las acciones y actividades porque como sabemos, los errores en las comunicaciones generalmente producen tiempos de espera, errores en las tareas y a la larga perjuicios para los clientes y usuarios.

Sistematizar las comunicaciones

La norma requiere que se determine:

  • que comunicar: oficios, instrucciones, memos, informes, metas, etc.
  • cuando comunicar: en determinadas fechas, cada determinado tiempo, cuando ocurra un determinado evento, etc.
  • a quien comunicar: a la gerencia, al personal operativo, a las instituciones de control, a la comunidad, etc.
  • como comunicar: en físico, por correo electrónico, por mensajes de texto, publicando en el sitio web, etc.
  • quién comunicará: el responsable de un área, la gerencia, etc.
  • en qué idiomas: los idiomas que maneja la organización, las partes interesadas y los socios de negocios, recordando que estos son los clientes, proveedores y asociados tanto actuales como posibles.

Como parte de este requisito, se requiere que la política antisoborno:

  • Esté a disposición y sea comunicada directamente al personal 
  • y a los socios de negocios
  • sea publicada por canales internos y externos.

Recomiendo asegurarse de que la comunicación en el sistema antisoborno facilite la ejecución de las tareas y controles de los procesos así como su relación con los externos en contribución a los objetivos y la política antisoborno. 

 

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