EL CONTEXTO DE UN SISTEMA ANTISOBORNO ISO 37001

El contexto afecta la efectividad de un sistema de gestión antisoborno, por tanto debe considerarse para su diseño e implementación.

Los factores

El modelo ISO 37001:2016 considera la necesidad de “determinar las cuestiones internas y externas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión antisoborno”. Es decir, los factores internos y externos que  lo afectan.

La norma (cláusula 4.1) indica que estas cuestiones deben incluir:

• “el tamaño, la estructura y la delegación de autoridad con poder de decisión de la organización; 
• los lugares y sectores en los que opera la organización o anticipa operar
• la naturaleza, escala y complejidad de las actividades y operaciones de la organización
• el modelo de negocio de la organización
• las entidades sobre las que la organización tiene el control y entidades que ejercen control sobre la organización
• los socios de negocios de la organización
• la naturaleza y el alcance de las interacciones con los funcionarios públicos
• los deberes y obligaciones legales, reglamentarias, contractuales y profesionales aplicables”

El soborno es mas un efecto que una causa.  Un síntoma de que existen factores que dan lugar o la oportunidad para que el soborno se manifieste.  ISO 37001 es muy exigente a este respecto y las organizaciones deben realizar un análisis serio de estos factores, con lo cual el diseño del Sistema antisoborno se inicia con buenas bases.

Las técnicas

Para cumplir este requisito muchas organizaciones están realizando análisis tipo FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas), PESTEL (factores externos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y jurídicos) o similares tratando de no dejar ninguno aspecto relevante fuera del análisis. 

Lo importante es que el sistema antisoborno no sea ajeno a las circunstancias particulares entre las cuales se desenvuelve, tanto las favorables como las desfavorables.

Seguimiento

Si bien no es estrictamente mandatorio, es muy recomendable que estas cuestiones sean constantemente evaluadas, ya que son condiciones generalmente cambiantes.  Los factores positivos disminuirán las oportunidades del soborno y por tanto deberían ser aprovechados.  Los factores negativos deberían ser mitigados porque promueven los riesgos de soborno.

El desempeño del sistema de gestión antisoborno se verá afectado en todo tiempo por estos factores dando lugar a los riesgos de soborno, aumentándolos tanto en probabilidad como en gravedad y también eliminándolos si es el caso (ver capítulos 4.5 y 6.1), por lo que su actualización y seguimiento permitirán actualizar al sistema dotándolos de los elementos que lo fortalezcan frente a estas cuestiones.

Fuentes de información

Para determinar los asuntos internos y externos que afectan o podrían afectar al sistema de gestión antisoborno, podemos acudir a diversas fuentes tales como:

• Información documentada interna
• Reuniones internas
• Noticias
• Sitios webs relevantes
• Publicaciones del gobierno
• Publicaciones legales y financieras
• Conferencias de organizaciones o expositores relevantes
• Reuniones con clientes, proveedores y partes interesadas relevantes.
• Reuniones con asociaciones profesionales.

Ejemplos

Algunas de las cuestiones externas que podrían afectar al SGAS son:

• Factores económicos tales como la situación económica, la disponibilidad de crédito, la injerencia de multinacionales con poder económico.
• Factores sociales tales como las tasas de desempleo local, la percepción de seguridad jurídica, los niveles de educación, la cultura local respecto al soborno.
• Factores políticos tales como la estabilidad política, las inversiones públicas, la infraestructura pública existente, los acuerdos internacionales, el poder política del gobierno y los partidos políticos.
• Factores tecnológicos tales como los nuevos sectores tecnológicos, los materiales y equipos, la expiración de las patentes, los códigos de ética profesional.
• Factores de mercado tales como la competencia global, la participación de mercados y los monopolios, los productos o servicios similares, las tendencias de crecimiento de los clientes y su poder de negociación, la estabilidad del mercado.
• Factores legales y reglamentarios que afectan el ambiente de trabajo tales como las regulaciones relacionadas a la industria, la legislación para las contrataciones y adquisiciones.

Ejemplos de cuestiones internas son:

• Desempeño general de la organización.
• Recursos tales como la infraestructura, el ambiente de operación de los procesos internos, los conocimientos de la organización.
• Factores humanos tales como la competencia de las personas, el comportamiento  y la cultura organizacional, las relaciones con los sindicatos.
• Factores operacionales tales como las capacidades de los procesos para generar productos y proveer servicios, el desempeño del sistema de gestión, el monitoreo de la satisfacción de los clientes.
• Factores gerenciales tales como las reglas o procedimientos para la toma decisiones, la estructura organizacional.

Las organizaciones deben estar atentas a que los asuntos internos y externos puedan cambiar,  por ejemplo debido a los cambios en la economía o a nuevos competidores, o a cambios en sus instalaciones y por lo tanto su contexto debería ser monitoreado y revisado periódicamente.