ESTRATEGIA PARA IMPLEMENTAR ISO 9001

Una adecuada estrategia para implementar ISO 9001 permitirá lograr cambios y mejoras que serán percibidas por los clientes, los empleados y los accionistas.

Implementando buenos hábitos.

Adquirir hábitos no se consigue de un día para otro.  Por eso, no es conveniente implantar un sistema de gestión de calidad demasiado rápido.  Tal como sucede en el gimnasio, hacer muchas rutinas de ejercicios sin calentar los músculos previamente puede producir mucho dolor y desánimo y la decisión de abandonar la iniciativa.

El personal de la empresa, debe primeramente aprender los fundamentos de la calidad, conocer  la norma y motivarse a realizar los cambios necesarios.  Luego de eso, puede iniciar la implantación de los requisitos de la norma en las áreas que corresponda, incluida la información documentada requerida por la norma y por la organización, aumentando progresivamente la  intensidad de la misma.

Una de las preguntas más comunes de los funcionarios de las empresas que he asesorado es: “quien debe hacerlo? o ¿cómo debe hacerse?

Debemos tener presente que la norma no especifica a quién le corresponde ejecutar o implementar un requisito, ni como hacerlo.  Simplemente indica lo que se debe hacer.  Corresponde a la empresa asignar la responsabilidad de la implantación a las personas y áreas que considere adecuado.

Estrategias

Generalmente se aplican las siguientes estrategias para implementar ISO 9001 y sistemas de gestión en general:

• Un asesor experto elabora la documentación del sistema e implanta sus requisitos en la empresa.
• Un asesor experto elabora la documentación del sistema y los funcionarios de la empresa implantan sus requisitos con la guía del asesor.
• Un formador entrena a los funcionarios de la empresa y ellos elaboran la documentación del sistema y lo implantan en la empresa.
• Un asesor entrena a los funcionarios clave de la empresa y ellos implantan el sistema y elaboran la documentación requerida.

La primera modalidad ya no se aplica en casi ninguna parte del mundo.  Es claro que el asesor no puede implantar en la empresa los requisitos de una norma los cuales en realidad deben ser cumplidos por los funcionarios y colaboradores de la empresa

Soy partidario de la cuarta modalidad o una combinación de la tercera con la cuarta.  Se apoya en el principio de “aprender haciendo” y busca que los funcionarios de la empresa realmente adopten y adapten los requisitos de la norma en su área de responsabilidad y de acuerdo a su realidad.

Es recomendable que lo hagan con la asistencia y acompañamiento de un asesor-formador experto que les proporcione el conocimiento y el soporte necesario, sea en forma presencial o virtual.  

Esta estrategia para implementar ISO 9001 puede demandar más esfuerzo de los funcionarios pero vale la pena porque consigue una implantación duradera y un cambio tangible en la empresa.