MODELADO DE PROCESOS

“Conoce todos los detalles de tu trabajo.” Donald J. Trump

El modelado de procesos consiste en concebir y expresar un modelo del trabajo que se necesita realizar para obtener los resultados esperados del proceso.

Representar los procesos

Modelar procesos constituye uno de las principales factores para lograr las características esperadas de los productos y los servicios. En consecuencia la satisfacción de los clientes depende directamente de este modelado.

La aplicación de un modelo de procesos alineado con los requisitos de los productos y servicios y con el propósito de la organización, reduce los costos, aumenta la productividad y aumenta la satisfacción de los clientes.

Antes de modelar los procesos, recomiendo establecer un criterio y alcanzar un acuerdo entre todos los colaboradores que participen en el modelado de los procesos, entre los siguientes:

• Representar el deber ser
• Representar la situación actual
• Representar la situación actual con las mejoras urgentes necesarias.

Considero que todos estos criterios son válidos pero recomiendo el tercero para ser más proactivos que reactivos.

Elementos de los procesos

Se deben expresar los elementos del proceso tales como tareas, compuertas, controles y puntos de aprobación, a partir de las entradas del proceso que son los insumos necesarios para iniciar el trabajo, y que se requieren para obtener los resultados del proceso.

Es recomendable realizar el modelado utilizando instrumentos preferentemente gráficos tales como diagramas de flujo o listas de control.

Al modelar los procesos se debe considerar:

• Eliminar o reducir al mínimo toda actividad que no agregue valor para el cliente
• Representar el trabajo que se debe realizar en base a la necesidad y no a factores tales como la ubicación, el organigrama o las personas participantes. 
• Iniciar y terminar el trabajo necesario para generar los productos o resultados esperados.  No fraccionar los procesos.
• Simplificar los pasos y los controles.
• Controlar la entrega del producto o resultado del proceso de manera que se eviten los errores.
• Mantener al mínimo las variaciones.
• Mantener al mínimo las dependencias del trabajo.
• Evitar descomponer demasiado los procesos. 
• Evitar las interrupciones y esperas en el proceso
• Establecer indicadores de desempeño que midan resultados definidos tanto del proceso como de sus salidas.

No existe el modelo perfecto de procesos por lo que recomiendo alcanzar la versión cero o inicial la cual será más adelante objeto de mejora continua.