SINTOMAS DE INEFICIENCIA DE PROCESOS

“No se deben juzgar los síntomas como si fueran causas.” André Maurois

Los síntomas de ineficiencias que muchas empresas e instituciones presentan, son señal de desempeño deficiente que genera pérdidas económicas..

Excesivo control burocrático

Se pone más empeño en el cumplimiento de documentos formatos y formularios firmemente establecidos por la organización que en la ejecución eficaz de las tareas y controles previstos.

Servicio deficiente al cliente/usuario

Se olvida que el centro del negocio es el cliente y no se le da el trato ni la atención que merece.  Está directamente relacionado con el concepto que cada persona tiene del cliente. Muchos han olvidado o no conocen que el cliente es el rey y que por tanto somos sus servidores.

Desorganización

Toma demasiado tiempo encontrar documentos, implementos, productos, o reaccionar frente a una emergencia o un reclamo de un cliente.  No es que falte tiempo o personal sino que falta organización ya que es la clave para un desempeño eficiente.

Deficiente calidad de la información

Se pierde más tiempo en la elaboración de reportes repetitivos y contradictorios que en la propia ejecución del trabajo. No existe un sistema de manejo de la información sino que cada persona elabora y distribuye información bajo sus propios criterios y formatos

Información aislada

Cada persona conoce lo concerniente a su area de trabajo pero no existe un medio para el intercambio de la información y la integración del mismo en toda la organización de manera que todas las personas conozcan sobre todo lo que sucede. Esto les impide reaccionar como equipo para atender las necesidades del cliente.

Falta de comunicación

Estando muy cerca unos de otros en sus cubículos o escritorios, se encuentran muy lejos para comunicarse y entenderse como un equipo.  Debido a la falta de comunicación, las tareas se demoran demasiado y la calidad de los resultados obtenidos disminuye notablemente.

Retraso en las tareas

No se cumplen los plazos para la entrega de los pedidos, ni para la terminación de los proyectos. El cliente -se queje o no- no está satisfecho por los atrasos en la entrega de los productos. Los tiempos de ejecución de las tareas se extienden permanentemente debido a contratiempos, imprevistos, condicionamientos externos e internos, intereses personales, falta de comunicación interna y externa

Falta de control de procesos

No existe una definición clara de los procesos ni un control de los mismos. Los procesos se realizan en forma no sistemática, por tanto los resultados que se obtienen son variables y erráticos.

Costos elevados

Se pierden valores económicos debido a los costos que generan las ineficiencias, los llamados costos de no calidad o costos escondidos, y no necesariamente debido a los altos costos de la materia prima, del personal o del equipamiento. No existe real control de costos.

Pérdida de imagen

Los deficientes resultados generan desconfianza y decepción en los clientes quienes se convierten en la principal fuente de propaganda negativa contra la organización. La pérdida de imagen tiene altos costos finales debido a la pérdida de clientes que pasan a la competencia.