EL CAMBIO – GESTION DE PROYECTOS

Es necesario el cambio, cuando se requiere cambiar.  Cambiar para adelantarnos a las necesidades y las oportunidades para que no nos sorprendan, para alcanzar nuevos estándares.

El deber ser

Las acciones correctivas y preventivas, los proyectos de mejora, los procesos de mejora continua, los proyectos de inversión y de interés social, todos son soluciones, es decir, esfuerzos destinados a mitigar o eliminar una situación no deseada (problémica).

Establecer una solución implica necesariamente incursionar en aspectos filosóficos del bienestar, la prosperidad, la rentabilidad, la sustentabilidad y otros factores del llamado “desarrollo”.

La solución nos lleva del ¨SER¨ al ¨DEBER SER”.  En cualquier disciplina se tiene que acudir a las creencias, filosofías, criterios o simplemente intereses para establecer el “DEBER SER”.  Depende del estándar asumido.

Por eso los estándares deben reconocerse o establecerse antes de pretender buscar soluciones a los problemas.  Al final, determinar una solución implica aceptar la necesidad de hacer un esfuerzo para alcanzar estándares los cuales deben ser adoptados sea aplicando la democracia, el consenso o la imposición.

Las formas del cambio

Se necesita un cambio cuando una empresa o institución necesita mejorar la calidad de sus servicios o productos, aumentar la agilidad en la entrega de los mismos, reducir los costos para ser mas competitivo o innovar; cuando una comunidad que necesita recuperarse de un desastre natural, mejorar su nivel de vida, aumentar su infraestructura urbana o rural, o mejorar sus servicios básicos.  

Estamos sujetos a fuerzas internas y externas que en su mayoría no están bajo nuestro control.  Hoy lo permanente es el cambio.  En un mundo dinámico, cambiante en forma permanente.  El paradigma del éxito permanente ya no es válido.

La cuestión no es si se necesita cambiar, sino cómo hacerlo y cómo adaptarse lo mejor posible a los cambios. Esto se logra mediante procesos de cambio progresivos, procesos de cambio intensos o una combinación de ellos.

Entonces la intensidad del cambio es un factor clave para el éxito del mismo.   Si cambiamos progresivamente alcanzamos resultados firmes lentamente y si lo hacemos intensamente, se alcanzan resultados ambiciosos pero con riesgo.  

Una duración excesivamente prolongada de la estrategia intensa puede producir fatiga y desánimo, y si es con la estrategia progresiva, puede causar rutina y perdida del rumbo.

El cambio abrupto

La norma ISO 9001:2015 propone que una organización siempre mejore, indicando que “la organización debe determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente”.

También anota: “los ejemplos de mejora pueden incluir corrección, acción correctiva, mejora continua, cambio abrupto, innovación y reorganización”. 

En esta declaración se puede identificar diferentes formas de mejorar.  El cambio abrupto “kaikaku” es una de ellas.  Se define abrupto como “áspero, violento” (Diccionario RAL).  

Esta modalidad generalmente requiere grandes esfuerzos, mucha incertidumbre y el uso de gran cantidad de recursos. 

La gestión de los proyectos es la disciplina que corresponde aplicar para cambios abruptos, debido a que generalmente este tipo de cambio reviste un determinado grado de complejidad y riesgo, alta velocidad, alta carga de incertidumbre y requiere la compleja interacción con personas y entidades relacionadas a la problemática que se desea atender, a diferencia de la gestión de procesos que se basa en la mejora continua.

A diferencia de la mejora continua, se busca alcanzar resultados radicalmente diferentes al estatus actual, a gran velocidad y usando montos de dinero por lo general elevados.

De hecho, recomiendo intercalar la modalidad de proyectos con la de procesos para alcanzar objetivos de largo plazo.  No es posible sostener un proceso de cambio a abrupto por demasiado tiempo debido a que se producirá el agotamiento.  Conviene intercalar los proyectos con etapas de mejora continua.

Disposición para el cambio

Es muy conocida la resistencia que naturalmente presenta una parte de las personas relacionadas al proceso de cambio que se desea implementar, la misma que es un obstáculo mayor cuando ellas se aferran a sus conocimientos y experiencias y se niegan a seguir aprendiendo, lo cual obstaculiza que sean efectivos en los cambios y mejoras necesarias.

Entonces los principios, metodologías y técnicas que se intente aplicar para lograr el cambio dejan de tener real efecto.  Se requiere de la disposición de las personas involucradas.